Syndic de copropriété
Collecte automatique des factures d'achats vers la plateforme de facturation
Un collecteur trie les factures d'achats du cabinet et s'arrête au moindre doute.
Un outil installé sur le poste du cabinet repère dans Outlook les factures d'achats de la société et les dépose dans la plateforme de facturation, sans liste de fournisseurs à tenir. Les factures des copropriétés gérées, ou au moindre doute, ne sont pas envoyées car hors périmètre.
- entre deux relèves d'Outlook
- 15 min
- verrous avant tout envoi
- 3
- liste de fournisseurs à tenir
- 0
- de projet
- 1 jour
Avant
Chaque facture téléchargée puis redéposée à la main, mêlée à celles des copropriétés gérées.
Après
Les factures du cabinet sont repérées et préparées pour la comptabilité ; tout ce qui est douteux est mis de côté.
Comment ça marche
Lit Outlook
Toutes les 15 minutes, les nouveaux e-mails de la boîte du cabinet.
Reconnaît la facture
Titre, numéro, date et montants du PDF. Devis et pro forma écartés.
Vérifie le destinataire
Le cabinet : envoi possible. Un indice de copropriété : arrêt.
Dépose dans Inexweb
L'expert-comptable garde la lecture, le préremplissage et la validation.
Le périmètre traité
Lecture incrémentale de la boîte de réception Outlook via Microsoft Graph, avec reprise après une mise en veille ou une coupure réseau. Reconnaissance des factures et avoirs dans les PDF. Contrôle de l'entité facturée (cabinet, copropriété ou autre). Anti-doublons. Transmission vers l'adresse de collecte Inexweb. Revue des cas incertains en ligne de commande (lister, consulter le motif, approuver, écarter). Diagnostic du poste. Tâche planifiée Windows. Tests automatisés de l'ensemble des règles, réussis sur le poste du cabinet. Inscription de l'application dans Microsoft Entra ID avec des droits délégués minimaux. Projet en cours de recette : connexion validée sur le poste, envoi réel pas encore activé.
Ce qui reste manuel
La vérification des pièces mises en attente (copropriétés, mentions ambiguës, documents scannés, factures accessibles seulement par un lien). Le téléchargement des factures disponibles uniquement sur un espace client. La confirmation, dans Inexweb, que chaque facture est bien importée. Le contrôle des doublons avec les factures reçues par la plateforme agréée (PDP) reliée à la plateforme de facturation. La validation comptable, qui reste dans Inexweb.
Le contexte
Les factures d'achats du cabinet arrivent par e-mail, mêlées au reste de la boîte Outlook. Il fallait les télécharger puis les redéposer une à une dans l’outil de facturation, le logiciel de l'expert-comptable, qui se charge ensuite de la lecture et du préremplissage. Dans un cabinet de syndic, une difficulté s'ajoute : la boîte reçoit aussi des factures adressées aux copropriétés gérées, qui ne sont pas des charges du cabinet. Le besoin était donc double : ne plus manipuler les factures évidentes, et ne jamais envoyer en comptabilité une pièce qui ne concerne pas la société. Les nouveaux fournisseurs, comme un achat ponctuel en magasin, devaient être pris en charge sans rien configurer. Cette solution permet d’automatiser les factures non reçues au format électronique, la généralisation étant en septembre 2027.
La solution en détail
Un collecteur léger, installé sur la Surface du cabinet et lancé automatiquement toutes les 15 minutes pendant que la session est ouverte. Il lit les nouveaux e-mails via Microsoft Graph et transmet les factures retenues à l'adresse de collecte d'Inexweb. Inexweb conserve la lecture, le préremplissage et la validation comptable.
Reconnaître une facture sans connaître le fournisseur
- Le contenu du PDF décide : titre, numéro, date et montants. Un document nommé « document.pdf » est reconnu comme facture s'il en est une.
- Devis, confirmations de commande et pro forma sont écartés, même quand le mot « facture » y apparaît.
- Aucune liste d'expéditeurs à créer ni à entretenir.
Séparer strictement la société et les copropriétés
- Envoi automatique seulement si le document lui-même désigne le cabinet comme client, par son nom dans le bloc « Facturé à » ou par son SIRET.
- Tout indice de copropriété (« syndicat des copropriétaires », « pour le compte de », mandat) bloque l'envoi automatique : la pièce est exclue ou mise en attente de vérification.
- Un e-mail mixte (facture du cabinet et facture d'une copropriété) n'est jamais transféré en entier : seule la pièce du cabinet peut partir.
Sécurité et prudence
- Connexion Microsoft 365 par le gestionnaire de comptes Windows, avec double authentification, droits limités à la boîte de l'utilisatrice, sans mot de passe ni secret stocké.
- Trois verrous avant tout envoi réel : mode simulation par défaut, commande d'envoi explicite, et test d'import dans Inexweb confirmé par une personne.
- Un envoi incertain n'est jamais rejoué automatiquement. Un PDF identique déjà transmis est bloqué ; une facture régénérée avec le même numéro est mise en attente de vérification.
- Aucun contenu d'e-mail ni de PDF conservé sur le poste : seulement des identifiants et des empreintes.
- Le texte des e-mails et des PDF n'est jamais interprété comme une instruction : la destination est fixée dans la configuration du poste.
Adapté aux contraintes réelles du poste
La Surface du cabinet active la protection Smart App Control de Windows, qui bloque tout programme non signé. Plutôt que d'affaiblir cette protection, l'outil a été réalisé en Python avec des composants signés ou en Python pur, après une vérification directe sur le poste. La protection reste active.
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